Kampus
24.09.2020

Koronasta lannistumaton SKO striimasi vuosijuhlansa ja kertoo järjestöille nyt kymmenen vinkkiä etäjuhliin

Teksti:
Teemu Perhiö
Kuvat:
Saana Kallio

Vapaa pukukoodi, omat eväät, himaan himan kautta. Miltä tällaiset vuosijuhlat kuulostaisivat?

Nyt on mitä benchmarkata. Turun yliopiston Savo-Karjalainen osakunta (SKO) nimittäin striimasi 95-vuotisjuhlansa syyskuun kolmantena lauantaina.

Ylioppilastalo B:n Osakuntasaliin oli pystytetty tukikohta, jossa taltioitiin kaikki perinteiset vuosijuhlanumerot: juhlapuhe, tervehdykset, orkesterin soittoa, esiintyjän esiintyminen…

Juhlijalle jäi tehtäväksi vain klikata Join, laittaa mikki pois päältä yhteislaulun aikana ja kohottaa maljaa webcamille.

”Vuosijuhlafiilis tuntui tarttuneen hyvin ja osallistujat kiittelivät kovasti toteutusta. Tietysti sitä fyysistä läsnäoloa ja ihmisten kasvokkain tapaamista jäi kaipaamaan”, SKO:n I kuraattori Saana Kallio kertoo juhlan tunnelmista sähköpostitse.

Teknisiä ongelmia ei juuri tullut, ja etukäteen nauhoitettu ohjelma loi iltaan hyvän rungon. Mukaan ripoteltiin visailua ja arpajaisia.

”Meillä pääpaino on aina ollut ohjelmalla ja haluttiin pitää huolta, että perinteinen vuosijuhlaohjelma on mukana tavalla tai toisella.”

Jos jotain SKO tekisi nyt toisin, niin valmisteluun laitettaisiin enemmän aikaa. Vuosijuhlat muutettiin etäilyksi kahden viikon varoitusajalla.
 

Syyskuun alussa Turussa kävi niin kuin muissakin suurissa yliopistokaupungeissa: koronavirus lähti leviämään opiskelijatapahtumien jatkoilta. Yliopisto tiedotti altistumisista perjantaina 11. syyskuuta.

Turun yliopiston ylioppilaskunta (TYY) suositteli tartuntatautiviranomaisiin vedoten, että opiskelijajärjestöt pidättäytyisivät joukkotilaisuuksien järjestämisestä toistaiseksi syyskuun loppuun asti.

Onnekseen SKO oli kuitenkin päättänyt siirtää vuosijuhlansa etänä toteutettavaksi jo viikkoa aiemmin. Ratkaisuun päädyttiin, koska tilanne näytti jatkuvan epävarmana pitkälle syksyyn.

”Etätapahtuman toteuttaminen motivoi myös tekijöitä enemmän kuin tapahtuman, jota siirretään jatkuvasti tai joka ei mahdollisesti toteudu ollenkaan”, Kallio sanoo.

Vuosijuhlat piti itse asiassa toteuttaa jo keväällä huhtikuun alussa, mutta luonnollisesti ne tuolloin piti siirtää.

Juttu jatkuu kuvan jälkeen.


Juhlien emäntä Henna-Riikka Lahtinen ja isäntä Aaro Ketokulta pitävät vujuvisaa osallistujille.

Etäjuhlia miettivälle järjestölle Kalliolla on monta vinkkiä. Niistä keskeisin on, että järjestämiseen on syytä varata riittävästi aikaa.

Ohjelman taltiointi etukäteen on suositeltavaa, mikäli siihen vain löytyy resursseja. 

”Kannattaa kuitenkin huomioida, että kuvaaminen ja erityisesti mahdollinen editointi vievät paljon aikaa. Videot kannattaa säilöä vähintään kahteen eri paikkaan.”

SKO:lla videot oli tallennettuna tietokoneen omalla kovalevyllä ja erillisellä muistitikulla – joka ei sitten toiminutkaan. Kaiken varalta videot oli ladattu piilotettuna YouTubeen.

”YouTubeen lataaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, sillä erityisesti korkealaatuisten videoiden kohdalla lataus- ja käsittelyprosessi voi helposti viedä kymmenen tuntia.”

SKO:n vujujen ”etätukikohtana” toimi Osakuntasali, jossa kamera kuvasi lippua ja puhujapönttöä. Vuosijuhlamarsalkka kävi ilmoittamassa ohjelmanumerot reaaliaikaisesti juhlijoille.

Osakuntasalissa paikalla oli vain järjestäporukka, joka jutteli striimin osallistujien kanssa kokousmikrofonin välityksellä. Jokaisella salissa olevalla oli toki myös oma läppäri. Niistä oli kytketty mikki ja äänet pois.

Etukäteen tallennetut ohjelmanumerot esitettiin Zoomissa pääläppärin jaetulta näytöltä.

”Kannattaa pyytää muita osallistujia sulkemaan kamera ja mikrofoni esityksen ajaksi, jotta heikoimpien laitteiden ja nettiyhteyksien varassa olevatkin pääsevät nauttimaan ohjelmasta.”
 

Digitaalisen alustan toiminnot on syytä opetella huolella etukäteen. Jos aikaa riittää, kannattaa vuosijuhlista tehdä pieni kenraaliharjoitus tekijätiimin kesken. Mahdollisten ongelmatilanteiden simuloiminen etukäteen helpottaa niiden ratkomista juhlan aikana.

Aikatauluun on hyvä varata joustoa teknisten ongelmien varalta. Konferensseja ja taukoja pitää olla enemmän kuin yksi, sillä etäjuhlijat ovat itse vastuussa omista tarjoiluistaan.

”Kannattaa pyrkiä tarjoamaan kaikki perinteinen vuosijuhlaohjelma tavalla tai toisella, se lisää osallistujille juhlantuntua. Ennen kaikkea, muistakaa pitää hauskaa! Järjestäjien hyvä fiilis välittyy juhlijoille ja on tunnetusti tarttuvaa.”

Maksun pyytämistä osallistujilta ei myöskään pidä kavahtaa, vähintään se on hyvä pitää edes nimellisenä. Kuluja kuitenkin aiheutuu. SKO pyysi osallistumismaksuna 10 euroa.

”Palautteen mukaan se ei ollut kynnyskysymys kellekään, sillä rahalle oli kuitenkin tarjottu vastinetta”

Ja vaikka juhlat pidetään etänä, on perinteisille härpäkkeille kysyntää. Erillinen käsiohjelma ja ohjelmarunko tekevät juhlien seuraamisesta vaivatonta.

Koska juhliin osallistutaan kotoa, on otettava huomioon taloyhtiöiden hiljaisuussäännöt. Maakuntalauluja ei sovi laulaa pikkutunneille asti.
 

SKO haluaa korostaa, että se noudatti kaikissa tapahtumaan liittyvissä valmisteluissa ja itse tapahtuman järjestämisessä TYYn ohjeistuksia.

Oikaisu 24.9. klo 11.22.: Kyseessä on 95-vuotisvuosijuhlat, ei 90-vuotisvuosijuhlat.
 

Lue lisää

Ääreisnäköä, osallisuutta ja kontaktiopetuksen määrittely uusiksi – tieteentekijät kertovat, miltä näyttää tulevaisuuden yliopisto

Korkeakoulujen ovet pistettiin säppiin, tentit Moodleen ja koko väki kotiin. Nyt korkeakouluista toivotaan yhteiskunnallista aloitteentekijää, joka osaltaan ratkoisi koronasta aiheutunutta kriisiä. (3/2020)

Kommentti: Korona laittaa opiskelijaelämän uusiksi – se vaatii meiltä opiskelijoilta ennen kaikkea malttia

Toimittaja Miika Tiainen pohti tuoreeltaan koronan vaikutusta opiskelijaelämään maaliskuussa 2019.